Artigos

Informações úteis sobre obras, gestão, processos e algo mais.

Gestão por Checklists


Jun/16

Na década de 1960 a marinha americana observou que a maioria dos sistemas funcionavam melhor quando a simplicidade era o foco principal na criação, manutenção e uso. Mesmo sistemas que executavam tarefas complexas funcionavam melhor quando a complexidade desnecessária era evitada. No Brasil esse princípio - simplificação - foi adotado pela PETROBRAS ao desenvolver metodologia para garantir a qualidade de processos complexos através de uma ferramenta simples: o checklist ou LV (lista de verificação) como ela

prefere chamar. Depois de alguns anos aplicando as LVs e registrando os resultados com aplicativos office (Excel e Access), a metodologia foi consolidada no software batizado de SALVWEB, que reúne um grande banco de dados com os modelos de LVs, perguntas, aplicadores e agendamentos. A ideia de checklist é especialmente interessante para as empresas que querem padronizar a verificação de seus processos de forma simples mas de maneira eficaz. As vantagens dessa metodologia estão listadas a seguir e são bastante atraentes para empresas em qualquer segmento:

1- PADRONIZAÇÃO Ao criar previamente os checklists a organização garante que a verificação será feita seguindo seus padrões. A pessoa que irá aplicar o checklist tem um roteiro preciso sobre o que deve ser verificado e a outra parte (aquela em que as perguntas são aplicadas) sabe de antemão como deve estar seus processos seguindo o mesmo roteiro.

2- SIMPLIFICAÇÃO Processos complexos podem ser verificados por não especialistas. Por exemplo, um operador que verifica o funcionamento de dispositivos mecânicos e elétricos de um avião. Apesar de não ser um projetista ou mecânico, ainda assim poderá atuar de forma ativa conduzido pelas respostas às perguntas ("Sim" ou "Não") para cada item verificado.

3- REAÇÃO RÁPIDA E PREVENTIVA Um checklist bem construído dá de antemão as soluções para os problemas eventualmente encontrados. Perguntas de itens críticos podem conter as medidas que devem ser adotadas caso o item não seja o esperado. Por exemplo, abaixo é descrita uma pergunta de um checklist de segurança em veículos:

"Pergunta: As luzes de direção / setas do veículo estão funcionando normalmente?
Procedimento: o teste deve ser feito em pelo menos 4 lâmpadas (2 a frente / 2 atrás).
Medidas: O veículo não deve circular caso alguma delas esteja queimada "
Resposta: Sim | Não



4- MELHORIA CONTÍNUA O conceito de checklist prevê a aplicação periódica da aplicação das perguntas ou itens de verificação. A coleta dos resultados irá conter o histórico dos problemas mais recorrentes. Com isso, o gestor pode direcionar os esforços de melhoria sobre os itens que mais geram problemas e até mesmo identificar problemas estruturais recorrentes que demandem soluções alternativas.

5- REGISTRO Um checklist é como uma fotografia: os dados registrados representam a situação do processo ou do produto naquele momento. Se o aplicador e o aplicado (destinatário da aplicação do checklist) assinarem o formulário com resultados da aplicação, o empreendimento terá em mãos o registro da inspeção realizada sem a necessidade de um utilizar um formulário controlado específico. Isso se presta inclusive como evidência legal.

6- AGENDAMENTO Além dos checklists propriamente ditos a organização pode controlar também a periodicidade da aplicação e coleta de dados. A definição do ciclo de aplicação pode ser ajustada em intervalos mais curtos ou longos de acordo com os objetivos que se quer atingir.

São várias as vantagens em se adotar uma metodologia mais simples como a gestão por checklists. Por outro lado existe contrapontos que precisam ser devidamente cuidados na implementação. A seguir estão destacados alguns deles.

CONTRAPONTOS
- Evite checklist extensos ou com perguntas e itens muito grandes ou mal redigidos. O sistema é dependente da simplicidade, logo os modelos de checklist precisam ser objetivos e de fácil entendimento. Caso contrário pode levar a interpretações errôneas e resultados que não conferem com o existente.

- Mantenha as opções de respostas reduzidas a um pequeno numero de opções, como "Sim/Não" ou "Conforme / Parcialmente atendido / Não conforme".

- Deixe campos de observação e comentários para cada pergunta. O aplicador poderá contribuir descrevendo um cenário que não está previsto nas perguntas ou acrescentar informações úteis.

- Divulga os checklists previamente até mesmo para os aplicados (destinatários da aplicação do checklist). Assim os esforços de melhorias poderão ser antecipados já que o destinatário conta com um guia (o checklist) sobre o que será cobrado.

- Estipule metas de conformidade. O que ficar abaixo da meta deve ter ações ou Planos de Ações que precisam ser executados para sanar as pendências.

- Não deixe de analisar os resultados de cada checklist e do conjunto. Registrar o momento mas não atuar sobre ele é mesma coisa que não fazer nada.

- Revise periodicamente os checklists incluindo e retirando perguntas adequando o checklist à realidade atual.

- Monitore as repetições de pendências e cruze as informações dos planos de ação de outros checklists. Algumas vezes a solução implementada por um destinatário pode ser adotada por outros para resolver problemas similares.

- Procure atuar sobre as pendências com maior impacto ou aquelas que se repetem mais. Para isso basta identificar os itens de maior impacto, tipicamente aqueles ligadas à requisitos legais ou ainda as que podem trazer prejuízos.

A Webdutos

Nossos softwares foram indicados ao Premio Padrão Camargo Corrêa edição 2012/2013 e destaque como case Inovação OR Odebrecht. São programas inovadores e elegantes. Mas, apesar disso, reconhecemos que não basta apenas ter os programas: também é preciso contar com suporte rápido e eficiente. A Webdutos presta suporte contínuo aos softwares que desenvolve e atendende desde solicitações de ajustes no código-fonte até treinamentos presenciais e wokshops.

Entre em Contato


Outros artigos

O desafio de obras extensas

Gerenciar informações em obras lineares extensas apresenta um desafio extra às empresas de engenharia devido ao grande volume de dados gerado em pontos distantes...

Matriz de Distribuição

Um dos mais importantes controles utilizados na distribuição de documentos é a Matriz de Distribuição, também conhecida como Mapa de Distribuição ou Mapa de Documentos. Consiste numa...

Lista Mestra de Documentos

Para atender aos requisitos da norma ISO 9001:2008 itens 4.2.3 e 4.2.4 os Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) utilizam ferramenta conhecida como Lista Mestra. Seu conteúdo precisa...



Identificação de Documentos

Ainda que normas aplicáveis ao Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) não definam critérios de identificação de documentos através de códigos, essa é uma prática estabelecida. A codificação,...

Redução de Impressões

Esse estudo mostra o custo mensal de impressão de cópias controlados entre 2011 e 2012 para um empreendimento de grande porte sem levar em conta custo de papel e insumos como tinta ou eletricidade...

Controle de Documentos

Garantir que todos os documentos e registros estejam sendo utilizados na versão aprovada mais recente é exigência de normas como ISO/TR 10013 e ISO 9001...