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QUALIDOC

DESCRIPCIÓN DE QUALIDOC

El QUALIDOC fue desarrollado para control todo el ciclo de Distribución de documentos técnicos, proyectos y registros. Desde el emisión, aprobación interna o externa, la Distribución y la gestión pendiente. La Distribución de estos documentos es una actividad compleja que Qualidoc realiza a través de cinco puntos principales:

1. Asegura que los documentos que necesitan aprobación han analizado correctamente las modificaciones.

2. Asegura de que o personal apropiado recibir las copias controladas que contiene la misma información.

3. Asegura a trazabilidad que se distribuyó saber quién lo envió y qué cantidad de copias.

4. Asegura a distribución inmediata de nuevos documentos o documentos modificado.

5. Asegura que documentos obsoletos se retiran de circulación.

PANTALLAS

  • Pantalla de revisiones y versionado con un gráfico circular de Qualidoc

    Revisiones y Versionado

    Qualidoc controla el documento para su revisión clasificar cada uno de acuerdo con el estado y la intención de Distribución, colección de copias obsoletas y seguimiento de los archivos de forma automática.

  • Pantalla de indicadores cruzados con el gráfico de tramitación por semana de Qualidoc

    Indicadores cruzados

    El Qualidoc genera varios indicadores que permiten la pista fácil y rápido para el desarrollo, aprobacion, distribución y recogida de documentos y copias controladas.

  • Pantalla de distribución de Qualidoc con el gráfico de estado de las revisiones tramitadas por mes

    Distribución

    Toda la distribución se controla de forma sencilla y eficaz pela emisión de Guías de Entrega de Documentos (GRD / Transmittal). Las GRDs se pueden generar mediante 1 clic en la eliminación pendiente de distribución.

  • Página de la matriz de distribución con tabla

    Matriz de Distribución

    El Qualidoc le permite generar matrices de distribución para cada sector para control sus documentos o una sola matriz integrada para la distribución centralizada. Con pantalla amigable y sencilla de operar a través de él la Qualidoc hace distribución automática para imprimir copias controlada, despacho electrónico (e-mail) o advertencia en el móvil (SMS) de cada destinatario informar a nuevas revisiones.

  • Pantalla de lista maestra de documentos

    Lista Maestra

    Ya no es necesario generar y actualizar la lista Maestra de documento: registre la revisión inicial del documento y el Qualidoc hará automáticamente! A través de él se puede rastrear toda la historia de revisiones y que son cada una de las copias controladas emitidas.

  • Pantalla de documentos controlados

    Documentos controlados

    El Qualidoc le dará diferentes recursos que permitirán control no sólo el documento como también el archivo electrónico prevención de impresiones indebida y estampado marca de agua en todas las copias controladas emitido.

DIFERENCIAIS

  • Adhesión a las estándares

    El QUALIDOC se ha adherido a la estándar ISO 9001 - Punto 4.2 - inciso 4.2.3 Requisitos de documentación / OHSAS 18001 / ISO 14001. También es compatible con los estándares de PETROBRAS N-381 - Diseño Ejecución y otra documentación técnica en general, N-1710-Codificación de Documentos Técnicos / N-2064 - emisión y revisión de documentos de diseño.

  • Reducción de costos

    El QUALIDOC se puede utilizar para hacer la distribución de documentos de formato electrónico sin imprimir. Tenemos casos con una reducción de hasta el 70% en el volumen de copias controladas de impresiones.

  • Robusto y elegante

    El QUALIDOC es un robusto y completo software que controla todo el flujo de documentos, desde la emisión, aprobacion interna, aprobacion externa (cliente o supervisión), distribución y gestión pendiente y la colección de copias obsoletas.

  • Fácil acceso

    Accesible a través de un navegador de internet, como Microsoft Edge®, Google Chrome o Firefox, sin necesidad de instalar programas adicionales en las estaciones de trabajo de los usuarios.

  • Simplicidad

    La usabilidad es un concepto aplicado por el Webdutos en el desarrollo de software como QUALIDOC. A través de él si piensa primero que utilizarán el programa y luego que desarrolla. El resultado son programas más simples, agradable y fácil de operar.

  • Integración

    El QUALIDOC se integra con otros módulos Webdutos destinados a intercambio de información entre los sectores. Este enfoque reduce el tiempo requerido para alcanzar que necesite información e inhibir la propagación de errores.

  • Lista maestra interactiva con control de acceso.

    Controla todos los documentos de la empresa. Controle el acceso a los documentos escaneados con un clic del ratón.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Es posible configurar ¿diferentes matrices de distribución de documentos?

Sí. QUALIDOC permite generar diferentes matrices, como la matriz para QSM, la matriz para documentos de calidad y la matriz para la ingeniería.

¿Las matrices existentes automatizan el proceso de eliminación de la pendencia?

Sí. Por ejemplo, si se indica que un documento debe ser distribuido en la oficina central, el software genera automáticamente la distribución a las personas correctas.

¿Genera transmisión/protocolo con identificador automático?

Sí, QUALIDOC genera automáticamente los recibos de pago para imprimirlos en papel o enviarlos por correo electrónico. por correo electrónico.

¿Sigue la pista a los documentos pendientes de envío y a la recogida de copias obsoletas?

Sí. Todas las copias controladas se tratan como altamente rastreables, lo que permite localizar las personas que los recibieron y cuándo se produjo.

¿Genera una lista de documentos en forma controlada con trazabilidad de las presentaciones realizadas?

Sí. Todos los eventos asociados a los documentos, como la revisión, el análisis, las presentaciones y los recibos, son almacenado en la auditoría del sistema.

¿Exporta usted informes a Excel, como los GRD, la lista maestra y los informes pendientes?

Sí, tiene integración para exportar informes en formato Excel y PDF.

¿Supervisa el tiempo empleado para cada estado del flujo de trabajo de aprobación y distribución?

Sí, tiene contadores de control de tiempo. Con ellos es posible saber, por ejemplo, cuánto tiempo una persona o empresa encargada de analizar y aprobar un documento.

¿Genera la transmittal en forma controlada?

Sí, el formulario para generar el comprobante de pago (GRD) está controlado y se adhiere a la norma ISO 9001.

¿Genera una lista maestra de documentos, incluidos los no emitidos?

Sí, genera una Lista Maestra con y sin la trazabilidad de los eventos, incluyendo la predicción de cuándo el controlado se deben expedir copias.

¿Controla la validez de los documentos, anticipando la caducidad de los mismos si es necesario?

Sí, la validez de cada revisión se calcula automáticamente en función del registro del documento.

¿Genera copias controladas con un sello electrónico para la trazabilidad de cada documento impreso?

Sí, QUALIDOC imprime una marca de agua personalizada con información de trazabilidad para el información para el documento.

¿Permite varias búsquedas como quién ha recibido los documentos, quién tiene que recibirlos todavía, el eguimiento de los estados del flujo de trabajo para todos revisiones de cada documento?

Sí, toda la información introducida por los usuarios se puede buscar.

¿Aplica controles contra ¿impresión, copia y edición de reseñas?

Sí. El control se realiza mediante la integración de Qualidoc con Acrobat PDF para restringir la edición y la impresión errónea de las copias controladas.

¿Se pueden cotejar las copias controladas para imprimirlas a doble cara?

Sí, al generar paquetes de documentos, QUALIDOC monta el libro de impresión para enviarlo a la impresora con característica de doble cara.

¿Dispone de indicadores gráficos para simplificar el seguimiento/supervisión?

Sí. La interfaz gráfica es intuitiva y dispone de varios gráficos en tiempo real para el seguimiento del cuadro de mando.

¿Genera informes con referencias cruzadas entre documentos, revisiones, personas, equipos y lugares?

Sí, cada empresa puede configurar QUALIDOC para cruzar la información existente de diferentes maneras.

¿Envía notificaciones automáticas por correo electrónico?

Sí, está integrado con el correo electrónico para el envío de recibos de pago y documentos de forma digital (paperless).

¿Tengo que proporcionar QUALIDOC los documentos cada vez que alguien es admitido en mi empresa?

No. Esto lo hace automáticamente QUALIDOC. Durante la fase de despliegue, los analistas de Webdutos Los analistas codificarán las normas de distribución de documentos de su organización en QUALIDOC. Después de eso, el le avisará de la necesidad de entregar copias controladas o de recoger versiones obsoletas. versiones obsoletas.

¿Cómo funciona el soporte de Webdutos?

Los usuarios pueden abrir tickets de soporte por correo electrónico cualquier día y a cualquier hora de la semana. Para tickets por teléfono o Teams, el soporte atiende en horario comercial de lunes a viernes de 9:00 a 18:00.

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