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QUALIDOC

DESCRIÇÃO DO QUALIDOC

O QUALIDOC foi desenvolvido para controlar todo o ciclo da distribuição de documentos técnicos, projetos e registros. Desde a emissão, aprovação interna ou externa, distribuição e gerenciamento de pendências. A distribuição desses documentos representa atividade complexa que o Qualidoc atende através de cinco pontos principais:

1. Garante que os documentos que necessitem aprovação tenham suas modificações devidamente analisadas.

2. Garante de que o pessoal apropriado receba as cópias controladas contendo a mesma informação.

3. Garante a rastreabilidade do que foi distribuído sabendo para quem foi enviado e qual a quantidade de cópias.

4. Garante a distribuição imediata de novos documentos ou documentos modificados.

5. Garante que documentos obsoletos sejam retirados de circulação.

TELAS

Revisões e Versionamento

O Qualidoc controla o documento pelas suas revisões classificando cada uma de acordo com o status e destinando a distribuição, recolhimento de cópias obsoletas e rastreando arquivos de forma automática.

Indicadores Cruzados

O Qualidoc gera diversos indicadores que permitem o acompanharmento fácil e rápido para elaboração, aprovação, distribuição e recolhimento de documentos e cópias controladas.

Distribuição

Toda a distribuição é controlada de forma simples e eficaz pela emissão de Guias de Remessa de Documentos (GRD / transmittal). As GRDs podem ser geradas por 1 click eliminando as pendências de distribuição.

Matriz de Distribuição

O Qualidoc permite que você gere Matrizes de Distribuição para cada setor controlar seus documentos ou uma única matriz integrada para distribuição centralizada. Com tela amigável e simples de operar, através dela o Qualidoc faz a distribuição automaticamente por impressão de cópias controladas, envio eletrônico (email) ou aviso no celular (SMS) de cada destinatário informando novas revisões.

Lista Mestra

Você não precisará mais gerar e atualizar a Lista Mestra de Documento: apenas cadastre a revisão inicial do documento e o Qualidoc fará isso de forma automática! Através dela você ainda é capaz de rastrear todo o histórico das revisões e com quem está cada uma das cópias controladas emitidas.

Documentos Controlados

O Qualidoc te dará diferentes recursos que permitirão controlar não apenas o documento como também o arquivo eletrônico impedindo impressões indevidas e estampando marca dágua em cada cópia controlada emitida.

DIFERENCIAIS

Aderente às normas

O QUALIDOC é aderente às normas ISO 9001 - Item 4.2 - subitem 4.2.3 Requisitos de Documentação / OHSAS 18001 / ISO 14001. Também compatível com as normas da PETROBRAS N-381 - Execução de Desenho e Outros Documentos Técnicos em Geral, N-1710 - Codificação de Documentos Técnicos / N-2064 - Emissão e Revisão de Documentos de Projeto.

Redução de Custos

O QUALIDOC pode ser utilizado para fazer a distribuição de documentos de forma eletrônica sem necessidade de impressões. Temos cases com redução de até 70% no volume de impressões de cópias controladas.

Robusto e elegante

O QUALIDOC é um software robusto e completo que controla todo o fluxo de documentos, desde a emissão, aprovação interna, aprovação externa (cliente ou fiscalização), distribuição e gerenciamento de pendências e de recolhimento de cópias obsoletas.

Fácil acesso

Acesso através de um navegador de internet, como Microsoft Edge, Google Chrome ou Firefox, sem a necessidade de instalação de programas adicionais nas estações de trabalho dos usuários.

Simplicidade

Usabilidade é um conceito aplicado pela Webdutos no desenvolvimento de softwares como o QUALIDOC. Através dele se pensa primeiro em quem vai usar o programa e depois em quem desenvolve. O resultado são programas mais simples, agradáveis e fáceis de operar.

Integração

O QUALIDOC conversa com outros módulos da Webdutos visando intercâmbio de informações entre setores. Essa abordagem reduz o tempo necessário para que informações cheguem a quem precisa e inibe a propagação de erros.

Lista Mestra Interativa com controle de acesso

Controle todos os documentos do empreendimento. Controle o acesso aos documentos digitalizados a um clique do mouse.

PERGUNTAS FREQUENTES

É possível configurar diferentes matrizes de distribuição de documentos?

Sim. O QUALIDOC permite gerar diferentes matrizes, como matriz para QSM, matriz para documentos da qualidade e matriz para engenharia.

As matrizes existentes automatizam o processo de eliminação de pendências?

Sim. Por exemplo, se um documento é indicado para ser distribuído na matriz o software gera automaticamente a distribuição para as pessoas corretas.

Gera transmittal / protocolo com identificador automático?

Sim. O QUALIDOC gera Guias de Remessa de forma automática para impressão em papel ou envio automatizado por email.

Faz rastreio de pendências de envio de documentos e de recolhimento de cópias obsoletas?

Sim. Todas as cópias controladas são tratadas como de alta rastreabilidade, permitindo localizar as pessoas que as receberam e quando isso ocorreu.

Gera lista de documentos em formulário controlado com rastreabilidade dos envios feitos?

Sim. Todos os eventos associados aos documentos, como revisão, análise, envios e recebimentos são armazenados na auditoria do sistema.

Exporta relatórios para Excel, como GRDs, Lista Mestra e relatórios de pendência?

Sim. Possui integração para exportação de relatórios em Excel e PDF.

Monitora tempo levado para cada status do workflow de aprovação e de distribuição?

Sim. Possui contadores de monitoramento de tempo. Com eles é possível saber por exemplo, quanto tempo uma pessoa ou empresa demorou para analisar e aprovar um documento.

Gera transmittal em formulário controlado?

Sim. O formulário para geração de Guias de Remessa (GRD) é controlado e aderente a ISO 9001.

Gera Lista Mestra de documentos, incluindo os não emitidos?

Sim. Gera Lista Mestra com e sem rastreabilidade de eventos, incluindo a previsão de quando as cópias controladas deverão ser emitidas.

Faz controle de validade de documentos, antecipando vencimento de documentos caso seja necessário?

Sim. A validade de cada revisão é calculada automaticamente com base no cadastro do documento.

Gera cópias controladas com carimbo eletrônico para rastreabilidade de cada documento impresso?

Sim. O QUALIDOC estampa uma marca d´água personalizada contendo informações de rastreabilidade para o documento.

Permite buscas diversas como quem recebeu os documentos, quem ainda precisa receber, rastreia os status do workflow para todas as revisões de cada documento?

Sim. Todas as informações cadastradas pelos usuários são pesquisáveis.

Aplica controles contra impressão, cópia e edição das revisões?

Sim. O controle é feito através da integração do Qualidoc com o Acrobat PDF para restringir edição e impressões indevidas de cópias controladas

Permite agrupar cópias controladas para impressão em frente e verso?

Sim. Ao gerar pacotes de documentos, o QUALIDOC monta o book de impressão para envio à impressora com recurso frente e verso.

Possui indicadores gráficos para acompanhamento / monitoramento simplificado?

Sim. A interface gráfica é intuitiva e possui vários gráficos de tempo real para acompanhamento via dashboard.

Gera relatórios cruzando informações entre documentos, revisões, pessoas, equipes e locais?

Sim. Cada empreendimento pode configurar o QUALIDOC para cruzar de modos diferentes as informações existentes.

Envia notificações automáticas por email ?

Sim. Possui integração com email para envio de Guias de Remessa e documentos de forma digital (paperless).

Tenho que indicar ao QUALIDOC os documentos cada vez que alguém é admitido na minha empresa?

Não. Isso é feito de forma automática pelo QUALIDOC. Durante a fase de implantação, os Analistas da Webdutos irão codificar no QUALIDOC as regras de distribuição de documentos da sua organização. Depois disso, o programa irá avisar sobre a necessidade de entrega de cópias controladas ou de recolhimento de versões obsoletas.

Como funciona o suporte da WEBDUTOS?

Os usuários podem abrir chamados de suporte por email a qualquer dia e hora da semana. Para chamados via telefone ou Teams o suporte atende em horário comercial de segunda a sexta das 9h às 18h.

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